Pipeline di vendita

01I moduli del ciclo di vendita

BlueGem CRM modella la vendita con sei moduli che si richiamano a vicenda. Capire come si collegano è metà del lavoro:

• Account: l'azienda. È il contenitore: contatti, trattative e attività le si agganciano.
• Contatti: le persone, di norma collegate a un account tramite un campo lookup.
• Lead: potenziali clienti non ancora qualificati. Vivono a parte finché non decidi che valgono una trattativa.
• Trattative: le opportunità di vendita, con stage, importo e data di chiusura. Il cuore della pipeline.
• Attività: task, chiamate, meeting, email in uscita; si collegano a qualsiasi record.
• Note: commenti testuali agganciati a qualsiasi record.

Il flusso tipico va da sinistra a destra: lead → (conversione) → account + contatto + trattativa, con attività e note a corredo lungo tutto il percorso.

02Qualificare e convertire un lead

Un lead nasce con nome, azienda, email, fonte e un valore stimato. Finché lo stai valutando lo tieni nel modulo Lead: lo aggiorni, gli aggiungi note e attività, ne segui lo stato. Quando è qualificato (cioè c'è una vera opportunità) lo converti.

La conversione guidata è l'operazione chiave: dal dettaglio del lead avvii la conversione e il CRM crea in un solo passaggio, già collegati tra loro:

• un Account (l'azienda del lead),
• un Contatto (la persona),
• una Trattativa (l'opportunità, con l'importo che parte dal valore stimato del lead).

03Gestire una trattativa

Una volta aperta, la trattativa si porta avanti aggiornando pochi campi essenziali:

• Stage: l'avanzamento nella pipeline; lo fai salire man mano che l'opportunità matura.
• Importo: il valore economico. La sua visibilità è controllata dai permessi di campo: un ruolo può vederlo, un altro no. Vedi Utenti e permessi.
• Data di chiusura: la data prevista di chiusura, usata per i forecast e i report.

Righe prodotto (line items)

Ogni trattativa può avere delle righe: singole voci di prodotto o servizio con descrizione, quantità, prezzo unitario e totale. Sono la base per comporre l'eventuale fattura elettronica emessa dalla trattativa. Il dettaglio dei campi e delle chiamate è in API · Trattative.

04Attività e note su un record

Attività e note sono il "diario" di ogni record: servono a non perdere il filo di cosa è stato fatto e cosa resta da fare.

• Attività: crea task, chiamate o meeting con oggetto, scadenza e stato, e collegali al record su cui stai lavorando; segnale come completate quando le concludi. Per i promemoria automatici puoi affiancare un workflow (es. email quando la scadenza si avvicina).
• Note: dalla tab Note del record aggiungi commenti testuali liberi, utili per annotare il contesto di una chiamata o un accordo.

05Liste, filtri e import/export

Ogni modulo si apre su una lista che è anche il tuo strumento di analisi rapida:

• Ricerca rapida: il campo in toolbar cerca su tutto il modulo (non solo la pagina corrente), su più campi di testo insieme; si combina con i filtri.
• Filtri avanzati: combina più condizioni tipizzate (contiene sul testo, ≥/≤ su date e numeri, tendina valori per le picklist) per isolare, ad esempio, le trattative sopra una certa cifra in chiusura questo mese.
• Colonne e viste salvate: scegli quali colonne mostrare e salva set di colonne come viste con nome; una vista può essere predefinita e ti segue su ogni dispositivo.
• Aggiornamento massivo: selezioni più record e cambi un campo a tutti in un colpo (es. spostare più trattative allo stesso stage), con input adattato al tipo di campo.

Export in CSV e XLSX, import da CSV

Porti i dati dentro e fuori dal CRM senza intermediari:

• Export: scarichi la lista filtrata in CSV o XLSX, oppure te la fai inviare via email. L'export rispetta i permessi di campo: i campi che non puoi leggere non finiscono nel file.
• Import da CSV: una fase di anteprima valida le righe e mostra gli errori prima di scrivere nulla; poi la fase di esecuzione applica l'import con un report finale. Le colonne del CSV vengono mappate automaticamente ai campi del modulo.

06Vista bacheca (kanban)

Ogni modulo con un campo di stato può essere visto come una bacheca: le colonne sono i valori dello stato, le schede sono i record, e per far avanzare qualcosa lo trascini da una colonna all'altra. Per le trattative è la pipeline resa spaziale: vedi a colpo d'occhio dove si accumula il lavoro e sposti un'opportunità verso la chiusura con un gesto.

• Dove: dalla toolbar della lista alterni lista e bacheca. Il pulsante compare solo sui moduli con un campo raggruppabile: lo stage o lo stato delle trattative, lo stato dei lead, lo stato o il tipo delle attività, e i campi picklist dei moduli custom.
• Raggruppa per: un selettore sceglie il campo di stato su cui costruire le colonne, così puoi vedere le trattative per stage oppure per stato senza cambiare pagina.
• Trascinare = cambiare stato: spostare una scheda in un'altra colonna aggiorna quel campo sul record. Non è un gioco visivo: è una modifica vera, che rispetta i permessi, finisce nell'audit e fa scattare gli eventuali workflow, esattamente come se avessi cambiato il campo a mano. In alternativa al drag, il menu «Sposta in…» sulla scheda fa la stessa cosa (comodo da tastiera o su touch).
• Rispetta ricerca, filtri e permessi: la bacheca mostra lo stesso insieme filtrato della lista e solo i record che hai il permesso di vedere; anche i conteggi in cima alle colonne sono i tuoi.
• Se la ricordi, la ritrovi: la scelta tra lista e bacheca e il campo di raggruppamento sono salvati per te e per quel modulo: riapri Trattative e la ritrovi com'era.