Primi passi
Il primo giro in BlueGem CRM: accedere, orientarsi tra i moduli e creare i primi record. In pochi minuti hai un account, un contatto e una trattativa collegati.
01Accedere per la prima volta
BlueGem CRM non ha utenti predefiniti: nessun admin/admin da
cambiare al primo avvio. Il primo amministratore lo crea chi installa
l'istanza, una sola volta, con lo script di bootstrap sul server
(vedi Installazione). Da quell'account nascono
poi tutti gli altri utenti.
Per entrare vai all'indirizzo della tua istanza (es.
https://crm.tuodominio.it) e accedi dalla pagina di login:
- Come identificativo puoi usare indifferentemente lo username oppure l'email.
- Spunta "Ricordami" per restare collegato 30 giorni su quel dispositivo; senza, la sessione scade dopo poche ore.
- Dopo cinque tentativi falliti consecutivi l'account viene bloccato per 15 minuti: è una difesa anti-forza-bruta, non un errore.
Quando un amministratore crea il tuo utente, di norma è attivo il flag "deve cambiare la password al primo accesso": al primo login il CRM ti obbliga a impostarne una nuova prima di poter fare qualsiasi altra cosa. La regola è almeno 10 caratteri con maiuscole, minuscole, numeri e un carattere speciale. Per i cambi successivi, la card in Impostazioni → Sicurezza offre anche l'indicatore di robustezza e il controllo sulle fughe di dati note.
02Orientarsi nell'interfaccia
Tutto il lavoro passa da due elementi: la sidebar a sinistra, con i moduli, e la lista di ogni modulo, da cui apri il singolo record.
- Moduli nella sidebar: i sei moduli del ciclo di vendita sono Account, Contatti, Lead, Trattative, Attività e Note. Se l'amministratore ha creato moduli custom, compaiono anch'essi qui. Puoi raggruppare e riordinare le voci dalle preferenze.
- Lista → dettaglio: cliccando un modulo apri la sua lista (con ricerca rapida su tutto il modulo, filtri avanzati e viste salvate); cliccando una riga apri il dettaglio del record, con i suoi campi e le tab (Note, Documenti, Email, Aggiornamenti, Correlati). Quali tab compaiono su ciascun modulo lo decide l'amministratore: vedi Personalizzare le tab.
- Lista o bacheca: la lista di un modulo con uno stato (le trattative per stage, i lead per stato…) si può vedere anche come bacheca (kanban): colonne per stato e schede da trascinare per far avanzare il lavoro. Vedi Vista bacheca.
- Ricerca globale: la barra di ricerca in alto cerca in tutti i moduli contemporaneamente e mostra solo i record che hai il permesso di vedere.
Se un collega ha creato dei record e tu non li vedi, non è un bug: la visibilità dipende dal tuo ruolo (solo i tuoi, quelli del team o tutti). Il tema chiaro/scuro e le colonne visibili sono invece preferenze personali. Dettagli in Utenti e permessi.
03Creare il primo account
L'account è l'azienda con cui lavori: il contenitore a cui poi si agganciano contatti, trattative e attività. Partiamo da lì.
- Apri Account dalla sidebar e clicca Nuovo.
- Compila almeno il nome (ragione sociale): è l'unico campo obbligatorio. Email, telefono, sito web, settore e stato sono facoltativi.
- Salva. Il record ora ha una sua pagina di dettaglio con le tab per note, allegati e record correlati.
04Collegare un contatto e aprire una trattativa
Dal dettaglio dell'account crei le entità collegate senza reinserire l'azienda ogni volta.
Il contatto
Un contatto è la persona con cui parli. Crealo dal modulo Contatti (o dalla tab record correlati dell'account) indicando nome, cognome ed email, e scegli l'account di riferimento nel campo lookup: il contatto risulterà così legato all'azienda.
La trattativa
Una trattativa (deal) è l'opportunità di vendita. Creane una collegando l'account (e, opzionalmente, il contatto), poi imposta lo stage, l'importo e la data di chiusura prevista. Da questo momento hai il nucleo del tuo CRM: un'azienda, una persona e un'opportunità, tutte collegate tra loro.
Se il contatto è ancora "freddo", spesso conviene registrarlo come lead e, quando si qualifica, usare la conversione guidata: con un clic il CRM crea in un colpo solo account + contatto + trattativa collegati. Il flusso completo è descritto in Pipeline di vendita.
05E le API?
Tutto ciò che fai dall'interfaccia è disponibile anche via API REST: puoi automatizzare la creazione dei record, sincronizzare sistemi esterni o esportare dati. Ogni richiesta è autenticata con un token Bearer e rispetta gli stessi permessi del tuo utente.
- Da dove partire: Introduzione alle API spiega envelope delle risposte, errori, paginazione e filtri, comuni a tutte le risorse.
- Autenticazione: come ottenere e rinnovare i token: Autenticazione.
- Le risorse: una pagina per modulo, da Account a Trattative.