Ricerca e duplicati
Trova qualsiasi record con la ricerca globale e tieni pulito il database: rilevamento duplicati, unione con undo.
01La ricerca globale
Il campo di ricerca nella barra di navigazione cerca in tutti i moduli abilitati con una sola query: account, contatti, lead, trattative, attività, note e i tuoi moduli custom. È una ricerca a testo libero: digiti un termine (un nome, un'email, un frammento) e ottieni i record corrispondenti raggruppati per modulo.
- Rispetta i permessi: vengono restituiti solo i record che il tuo ruolo può leggere.
- Rispetta lo scope:
own,teamoalla seconda del tuo ruolo: non vedrai record fuori dalla tua visibilità.
La ricerca globale serve a trovare in fretta un record. Per interrogazioni strutturate (più condizioni, intervalli, ordinamenti) usa invece i filtri avanzati nella lista di ogni modulo.
02Rilevare i duplicati
Il rilevamento duplicati raggruppa i record che sembrano riferirsi alla stessa entità, modulo per modulo. Funziona in due modalità:
- Esatto: confronta i campi chiave (es. email, nome) e segnala le corrispondenze identiche. Quali campi contano si decide campo per campo con l'opzione «usa per rilevamento duplicati» nell'editor dei moduli.
- Fuzzy (opzionale): usa la similarità testuale (trigram, estensione PostgreSQL
pg_trgm) per intercettare varianti "quasi uguali": "Acme S.r.l." e "Acme Srl", refusi, spaziature diverse. Si abilita o disabilita da amministratore.
I gruppi vengono mostrati per modulo, ognuno con un chip che dice su cosa combaciano (es. Email: x@y.com), pronti per essere esaminati.
Il matching fuzzy è una questione di equilibrio: una soglia più permissiva trova più potenziali duplicati ma aumenta i falsi positivi; una più severa è più precisa ma può lasciar sfuggire qualche variante. Rivedi sempre le coppie proposte prima di unirle.
03Unire due record
Quando due record sono davvero la stessa entità, li unisci. Niente avviene in automatico: il rilevamento è del sistema, l'unione resta una tua decisione.
- Scelta del primario: il sistema suggerisce un master, ma decidi tu (e puoi scambiare i due record con un click).
- Anteprima: prima di eseguire vedi cosa succederà: quanti record collegati passeranno al primario e, per ogni campo in conflitto, scegli quale dei due valori tenere.
- Esecuzione: l'assorbito viene eliminato (in modo recuperabile), i riferimenti spostati, e l'unione registrata nello storico.
04Annullare un'unione (undo)
Le unioni sono reversibili: lo storico «Unioni recenti» elenca ogni merge (assorbito → primario, quanti riferimenti, quando) e da lì l'Annulla ripristina riferimenti, campi del primario e riattiva l'assorbito, riportando la situazione a prima dell'unione, finché l'operazione risulta annullabile. È la rete di sicurezza che ti permette di unire con serenità anche in caso di dubbio.
L'undo ripristina i due record separati. Se dopo l'unione hai continuato a modificare la scheda primaria, rivedi i dati dopo l'annullamento per assicurarti che le informazioni siano quelle giuste sul record corretto.
05Buone pratiche per un DB pulito
- Deduplica con regolarità, non solo quando il problema è già grande: pochi duplicati alla volta sono più facili da valutare.
- Rivedi sempre le coppie fuzzy prima di unire: la somiglianza testuale non è una certezza.
- Previeni all'origine: un import ben mappato e campi chiave coerenti (email normalizzate, ragioni sociali uniformi) generano meno duplicati.
- Automatizza dove ha senso: con i workflow puoi normalizzare i campi in ingresso (es. aggiornare uno stato) e ridurre le divergenze che generano duplicati.