Collega le caselle di posta: invio via SMTP dai record, ricezione via IMAP con smistamento automatico, e la cronologia dei messaggi.
La posta in uscita passa da una connessione SMTP; la posta in entrata da una casella IMAP. Sono connessioni distinte, entrambe configurate dall'admin nella sezione Connessioni. Puoi averne più di una.
01Configurare l'invio (SMTP)
Per inviare email il CRM usa una connessione SMTP. Dall'area admin crea una connessione di tipo SMTP e inserisci i parametri del tuo provider di posta:
- Host e porta del server SMTP.
- TLS/SSL secondo quanto richiesto dal provider.
- Utente e password (o app password) dell'account di invio.
- Mittente (sender): l'indirizzo da cui partono i messaggi.
La stessa connessione SMTP alimenta anche le email transazionali del sistema (reset password, invio degli export, notifiche dei workflow). Ogni connessione SMTP configurata diventa un mittente selezionabile. Dal pannello puoi eseguire un test di connessione prima di metterla in uso.
02Configurare la ricezione (IMAP)
Per ricevere e archiviare la posta in arrivo configura una casella IMAP, sempre come connessione dall'area admin:
- Host, porta e TLS del server IMAP.
- Utente e password della casella da monitorare.
Una volta salvata, la casella viene interrogata periodicamente dal worker (vedi Posta in ingresso). Anche qui è disponibile un test di connessione, e l'admin può consultare le statistiche della mailbox.
Le credenziali SMTP e IMAP sono cifrate a riposo nel record della connessione e non vengono mai restituite in chiaro dall'API: l'interfaccia mostra la configurazione senza mai riesporre la password. Lo stesso vale per ogni segreto delle integrazioni: vedi Connessioni.
03Inviare email da un record
Con una connessione SMTP attiva puoi inviare messaggi direttamente da un record CRM (un account, un contatto, una trattativa). L'email inviata resta collegata al record e compare nella sua cronologia, così la corrispondenza vive accanto al cliente invece che sparire nella casella personale.
Quando ci sono più connessioni SMTP, scegli da quale mittente spedire. Le attività di tipo email e le notifiche automatiche seguono lo stesso canale.
04Come funziona la posta in ingresso
La ricezione è gestita dal worker in background (lo stesso descritto in Installazione): un poller interroga la casella IMAP, scarica i nuovi messaggi e ne fa il parsing MIME (header, corpo HTML/testo, allegati). Il corpo HTML viene sanificato prima di essere salvato.
Ogni messaggio viene poi smistato al record giusto in base al mittente. Lo smistamento cerca una corrispondenza per indirizzo, nell'ordine:
- Contatti, poi Lead, poi Account.
- Le risposte a un thread già noto restano agganciate al record del thread di origine.
- Un'email da un mittente sconosciuto viene comunque salvata, ma senza collegamento: resta visibile nel log della posta in ingresso.
Il worker non crea mai nuovi record a partire da un'email: si limita a collegare i messaggi ai record esistenti. I messaggi importati e i loro allegati sono di proprietà di un utente di servizio del sistema. Ogni email ricevuta viene registrata con lo stato del parsing, così l'admin vede subito eventuali problemi.
05Dove vedere la cronologia
Le email, in uscita e in entrata, sono consultabili nei punti in cui servono:
- Sul record: nella scheda del cliente trovi le email collegate a quel record, nell'ordine cronologico dei messaggi.
- Log della posta in ingresso (admin): l'elenco di tutti i messaggi ricevuti con lo stato di parsing e di collegamento, incluse le email da mittenti non riconosciuti.